Ruang lingkup Public Relation Dalam Suatu Perusahaan

ARTIKEL

Ruang lingkup Public Relation Dalam Suatu Perusahaan

Keberadaan Public Relations (PR) adalah hal yang wajib bagi sebuah perusahaan. Dalam upaya untuk menciptakan, memelihara dan membina hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak yakni perusahaan dengan konsumennya maka PR harus dapat menjadi jembatan penghubung yang baik.

Public relations berperan dalam penjelasan atau pembelaan terhadap opini-opini yang kurang baik dari publik terhadap perusahaan tersebut, dengan cara menyajikan berbagai data, fakta dan informasi yang sebenarnya. Oleh karena itu harus ada proses yang kontinu dari manajemen perusahaan untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para konsumen, karyawan, dan publik pada umumnya. Secara internal dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap perusahaan, sedangkan secara eksternal dengan survey, observasi dan publikasi.

Public Relations merupakan kegiatan komunikasi dalam suatu perusahaan secara timbal balik (two way traffic reciprocal communication). Hal ini berarti bahwa pada jalur pertama komunikasi berbentuk penyebaran informasi dari perusahaan kepada publik. Pada jalur kedua komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian tanggapan atau opini publik (public opinion) dari publik ke perusahaan tadi. Melalui komunikasi dua arah tersebut, pihak perusahaan harus selalu mengkaji, apakah informasi yang disebarkan kepada publiknya itu diterima, dipahami dan diaplikasikan atau tidak. Evaluasi ini perlu sebagai bahan perencanaan kegiatan ke depannya. ( Kustadi Suhandang :2004 ).

Adapun ruang lungkup Public Relation dalam suatu perushaan adalah

1.    Internal Public Relation

suasana di dalam badan atau perusahaan itu sendiri yang menjadi target internal public relation, terutama suasana di antara para pegawainya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan perusahaannya. Kegiatan public relations ke dalam perusahaan (organisasi/lembaga) ini diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para pegawainya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan/atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta masing-masing meyakini rasa tanggung  jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan (organisasi/lembaga). Public intern sebagai sasaran humas (Public Relations) terdiri atas orang-orang yang bergiat di dalam organisasi (Perusahaan, instansi, lembaga, badan dan sebagainya) dan yang secara fungsional mempunyai tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu.

Sebagai public internal mereka terdiri atas kelompok-kelompok tertentu yang tidak selalu sama jenisnya. Dalam bentuk organisasi perusahaan, misalnya, public internnya meliputi public karyawan dan public pemegang saham; di perguruan tinggi public internnya meliputi karyawan, dosen, mahasiswa, dan dewan penyantun. Tetapi apapun jenis organisasinya, salah satu public internnya adalah karyawan. Sebab merekalah yang menggerakkan atau menghidupkan organisasi. Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers, yaitu:

ü Hubungan dengan karyawan (employee relations)

ü  Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

ü  Labour relations (Hubungan dengan para buruh)

ü  Manager relations (Hubungan dengan para manajer)

ü  Human relations (Hubungan sesama manusia)

2.       Eksternal Public Relation

Kegiatan Eksternal Public Relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing, dan lain sebagainya. Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi/ perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya.

Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officer, yaitu:

a.    Hubungan dengan komunitas (community relations)

Membina hubungan dengan komunitas merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan di sekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih perusahaan kepada komunitas. Dengan begitu menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan dengan komunitas ini seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.

b.    Hubungan dengan pelanggan (costumer relations)

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan konsumen antara lain :

ü Mempertahankan pelanggan lama

ü Menarik pelanggan baru

ü Memasarkan/memperkenalkan produk atau jasa baru

ü Memudahkan penanganan keluhan pelanggan

ü Mengurangi biaya. Costumer relations dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain plan tour, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, dan special events.

c.     Hubungan dengan media massa dan pers (media & press relations)

Hubungan dengan media dan pers merupakan sebagai alat pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan pihak publik. Dengan hubungan baik dengan media dan pers, perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa. Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal. Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata pers (press tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).

d.    Hubungan dengan pemerintah (government relations)

e.    Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.

    Contoh PR eksternal dalam suatu perusahaan :

ü Mayarakat, yaitu orang yang nantinya akan membantu kelancaran proses distribusi bahkan bisa saja sekaligus menjadi konsumennya.

ü Konsumen, yaitu pemakai produk dari suatu perusahaan.

ü Internet, yaitu bisa menaikkan jumlah pembelian produk dengan cara melakukan penjualan online.

ü Media, yaitu bisa menaikkan penjualan dengan memasang iklan yg menarik di media.

ü Pasar, yaitu pasar yang strategis dan kondusif akan memudahkan pendistribusian produk.

ü Bank, yaitu tempat penyimpanan agar dana perusahaan tetap berputar Transportasi, yaitu transportasi yang baik melancarkan proses distribusi produk.

ü Cuaca, yaitu mempengaruhi pendistribusian produk.